Rehber · Güncelleme:
Mali mühür nedir? Kamu SM başvurusu, kurulum, PIN ve yenileme
Mali mühür, vergi mükelleflerinin e-Fatura, e-Defter ve diğer Gelir İdaresi (GİB) uygulamalarında belgelerini elektronik olarak onaylamak için kullandığı, vergi kimlik numarasına bağlı elektronik sertifikadır. Mali mühür yalnızca Kamu SM'den alınır: başvuru onlineislemler.kamusm.gov.tr adresinden e-Devlet ile yapılır, ödeme sonrası akıllı kart kuryeyle gönderilir ve sertifika üç yıl geçerlidir.
Mali mühür nedir, ne işe yarar?
Mali mühür, bir şirketin veya mükellefin elektronik ortamdaki resmî damgasıdır. e-imza bir kişinin imzasını temsil ederken mali mühür, vergi kimlik numarasıyla tanımlanan mükellefin kendisini temsil eder. Bu sayede şirket adına düzenlenen elektronik belgelerin şirketten çıktığı ve sonradan değiştirilmediği güvence altına alınır.
- e-Defter dosyalarını ve beratlarını onaylamak
- GİB e-Fatura portalında belge düzenlemek ve onaylamak
- e-Defter ve diğer e-belge uygulamalarına başvuru ve giriş yapmak
- Kendi entegrasyonunu kuran mükelleflerde GİB'e gönderilen belgeleri mühürlemek
Mali mühür sertifikası akıllı kart veya donanımsal güvenlik modülü (HSM) olarak üretilebilir. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük çoğunluğu akıllı kart kullanır; yüksek hacimli belge üreten firmalar HSM tercih edebilir.
Mali mühür kimler alır?
Mali mühür ihtiyacı, kullandığınız e-belge yöntemine ve mükellef türünüze göre değişir. Genel çerçeve şöyledir:
| Mükellef | Mali mühür ihtiyacı |
|---|---|
| Limited ve anonim şirketler (tüzel kişiler) | e-Defter ve GİB uygulamalarında esas olarak mali mühür kullanılır |
| Şahıs şirketi sahipleri (gerçek kişiler) | Mali mühür veya kişisel e-imza (nitelikli elektronik sertifika) kullanılabilir |
| Özel entegratör kullanan mükellefler | Belgeler entegratör altyapısıyla imzalandığından ihtiyaç farklılaşabilir; e-Defter için ayrıca değerlendirilmelidir |
Kendi kullanımınıza hangi sertifikanın gerektiğini e-Fatura veya e-Defter sürecine başlamadan netleştirin. Gereksiz sertifika almak maliyet, eksik sertifika ise beyan ve defter sürelerinde gecikme demektir.
Mali mühür başvurusu nasıl yapılır?
Kamu SM mali mühür başvuru süreci tamamen çevrim içi başlar. Kamu SM mali mühür işlemleri için resmî adres onlineislemler.kamusm.gov.tr ekranıdır; giriş e-Devlet ile yapılır.
- onlineislemler.kamusm.gov.tr adresine gidin ve e-Devlet ile giriş yapın.
- "Mali Mühür İşlemleri" altından başvuru oluşturma adımına geçin ve mükellef bilgilerinizi kontrol edin.
- Akıllı kart veya HSM seçeneğini belirleyip başvuruyu tamamlayın.
- Mali mühür ödemesi için Kamu SM'nin sanal POS sayfasını (sanalpos.kamusm.gov.tr) veya Kamu SM'nin belirttiği banka kanallarını kullanın.
- Ödeme sisteme yansıdıktan sonra sertifika üretilir; akıllı kart, yetkiliye teslim edilmek üzere kuryeye verilir ve takip bilgisi kayıtlı e-postanıza gönderilir.
- Kartı teslim aldıktan sonra Kamu SM'nin yönlendirdiği adımlarla kurulumu ve PIN oluşturmayı tamamlayın.
Mali mühür başvurusu nasıl yapılır sorusunun en kritik noktası, başvurudaki yetkili ve iletişim bilgilerinin güncel olmasıdır. Kartın teslimatı ve şifre işlemleri bu bilgilere dayanır. Cokivo e-Fatura hizmetinde, mali mühür gerekip gerekmediğini ve başvurunun hangi aşamada yapılacağını kurulum planında size bildiririz.
Mali mühür ödemesi tutarı Kamu SM tarafından belirlenir ve dönemsel olarak güncellenir. Güncel ücreti başvuru ekranından veya Kamu SM'nin resmî sitesinden kontrol edin.
Mali mühür kurulum nasıl yapılır?
Mali mühür kurulum işlemi, kart okuyucu sürücüsünü kurmak, kartın tanındığını doğrulamak ve PIN belirlemekten oluşur. Kamu SM, işletim sisteminizi, kart okuyucu tipinizi ve kart modelinizi seçerek doğru sürücüyü indirebileceğiniz bir sürücü yükleme servisi sunar.
- Kart okuyucuyu bilgisayara takın; Kamu SM'nin sürücü yükleme servisinden işletim sisteminize ve kart okuyucu modelinize uygun sürücüyü indirip kurun.
- Kartı okuyucuya takıp sertifikanın göründüğünü kontrol edin.
- Kamu SM Online İşlemler ekranından PIN oluşturun (ayrıntısı aşağıda).
- Kullanacağınız GİB uygulamasının imzalama aracını kurun; bazı araçlar güncel Java ister.
- e-Defter veya e-Fatura uygulamasına mali mühürle giriş yaparak kurulumu test edin.
Kart okuyucunuzun modelini (üzerindeki etiketten) kontrol etmeden sürücü seçmeyin. Birbirine benzeyen model adları yanlış sürücü kurulmasına ve kartın görünmemesine yol açabilir.
Mali mühür PIN oluşturma ve şifre alma nasıl yapılır?
Mali mühür şifre bilgisi, kartı kullanırken girdiğiniz PIN kodudur. Mali mühür şifre alma işlemi için ayrı bir zarf beklemenize gerek yoktur; mali mühür pin oluşturma Kamu SM Online İşlemler ekranındaki "PIN Oluşturma/Kilit Çözme" menüsünden yapılır.
- Kartı okuyucuya takın ve onlineislemler.kamusm.gov.tr adresine e-Devlet ile giriş yapın.
- "PIN Oluşturma/Kilit Çözme" menüsünü açın.
- Ekranda gösterilen doğrulama kodunu kopyalayın ve yönlendirilen kilit çözme uygulamasını indirip çalıştırın.
- Kodu uygulamaya yapıştırın, yeni PIN'inizi belirleyip tekrar girin.
- Tarayıcıya dönüp işlemi onaylayın.
Mali mühür şifre değiştirme için de aynı menü kullanılabilir. Bu işlemler sırasında güncel Java kurulu olması istenebilir. Başvuruda belirlediğiniz güvenlik sözcüğünü unuttuysanız aynı ekrandaki "Güvenlik Sözcüğümü Unuttum" bağlantısıyla kayıtlı e-postanıza gelen tek kullanımlık bağlantıyı kullanırsınız.
Mali mühür PIN kilidi çözme nasıl yapılır?
PIN üç kez hatalı girildiğinde mali mühür kilitlenir. Mali mühür pin kilidi çözme işlemi, PIN oluşturmayla aynı yerden, onlineislemler.kamusm.gov.tr ekranındaki "PIN Oluşturma/Kilit Çözme" menüsünden yeni PIN belirlenerek yapılır.
"Mali mühür şifremi unuttum" durumunda da yol aynıdır: eski PIN'i hatırlamanız gerekmez, yetkili olarak e-Devlet ile giriş yapıp yeni PIN belirlersiniz. Bu nedenle mali mühür online işlemler ekranına giriş yetkisinin şirket içinde kimde olduğunu bilmek önemlidir.
Kilit çözme uygulaması çalışmıyorsa önce Java sürümünü ve kart okuyucu sürücüsünü kontrol edin. Sorun sürerse Kamu SM'nin mali mühür yardım masasına başvurun.
Mali mühür süre uzatma ve yenileme başvuru nasıl yapılır?
Mali mühür sertifikaları üç yıl geçerlidir. Kamu SM, süresi bitmek üzere olan sertifikalar için kayıtlı e-posta adresine bitişe üç ay, iki ay, bir ay ve bir hafta kala hatırlatma gönderir.
Mali mühür süre uzatma diye aranan işlem aslında mevcut sertifikanın süresinin uzatılması değil, yeni bir mali mühür üretilmesidir. Mali mühür yenileme başvuru için ilk başvurudaki adımları tekrarlarsınız: Online İşlemler ekranından başvuru oluşturur, ödemeyi yapar, yeni kartı teslim alır ve PIN belirlersiniz.
- İlk hatırlatma e-postası geldiğinde yenileme başvurusunu planlayın.
- Online İşlemler ekranından yeni başvuru oluşturun ve ödemeyi tamamlayın.
- Yeni kartı teslim alınca kurulum ve PIN adımlarını yeniden yapın.
- e-Defter ve e-Fatura uygulamalarında yeni sertifikayla giriş yapıp çalıştığını kontrol edin.
Süresi dolan mali mühürle e-Defter beratı imzalanamaz. Yenilemeyi son haftaya bırakmak, defter yükleme sürelerinde gecikmeye yol açabilir.
Mali mühür ile e-imza arasındaki fark nedir?
| Mali mühür | e-imza | |
|---|---|---|
| Kime ait? | Mükellefe (vergi kimlik no) | Gerçek kişiye (T.C. kimlik no) |
| Kim verir? | Yalnızca Kamu SM | BTK listesindeki elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları |
| Tipik kullanım | e-Defter, e-Fatura ve GİB uygulamaları | e-Devlet, UYAP, KEP, sözleşmeler |
| Geçerlilik | Üç yıl | Sağlayıcıya ve seçilen pakete göre değişir |
Şirket yöneticisinin kişisel e-imzası, şirketin mali mühürünün yerini tutmaz; tüzel kişilerde GİB işlemleri için mali mühür esastır. Şahıs şirketlerinde ise sahibinin e-imzası birçok işlemde yeterli olabilir. Ayrıntılar için e-imza rehberimize bakabilirsiniz.
Cokivo e-Fatura hizmetinde faturalarınız entegrasyon altyapısıyla düzenlenir ve muhasebenize otomatik aktarılır; mali mühür veya e-imzanızın hangi işlemde gerektiğini kurulum sırasında birlikte belirleriz.
Mali mühür: sık sorulan sorular
Mali mühür nereden alınır?
Mali mühür yalnızca Kamu SM'den alınır. Başvuru onlineislemler.kamusm.gov.tr adresinde e-Devlet ile giriş yapılarak oluşturulur. Ödeme yapıldıktan sonra sertifika üretilir ve akıllı kart kuryeyle gönderilir.
Mali mühür ne kadar süre geçerlidir?
Mali mühür sertifikaları üç yıl geçerlidir. Bitişe üç ay, iki ay, bir ay ve bir hafta kala kayıtlı e-posta adresine hatırlatma gönderilir. Süre dolmadan başvuru adımlarını tekrarlayarak yeni mali mühür üretilmesini sağlamanız gerekir.
Mali mühür şifremi unuttum, ne yapmalıyım?
Kartı okuyucuya takın, onlineislemler.kamusm.gov.tr adresine e-Devlet ile giriş yapın ve "PIN Oluşturma/Kilit Çözme" menüsünden yeni PIN belirleyin. Eski PIN'i bilmeniz gerekmez. Güvenlik sözcüğünü unuttuysanız aynı ekrandaki bağlantıdan kayıtlı e-postanıza gelen tek kullanımlık linki kullanın.
Mali mühür kilitlenirse ne olur?
PIN üç kez hatalı girildiğinde kart kilitlenir ve imzalama yapılamaz. Kilit, Kamu SM Online İşlemler ekranındaki PIN Oluşturma/Kilit Çözme menüsünden yeni PIN belirlenerek açılır. İşlem için güncel Java ve doğru kart okuyucu sürücüsü gerekebilir.
Şahıs şirketi mali mühür almak zorunda mı?
Şahıs şirketi sahipleri gerçek kişi oldukları için birçok GİB işleminde mali mühür yerine kişisel e-imzalarını kullanabilir. Hangisinin gerektiği kullandığınız e-belge yöntemine ve e-Defter durumunuza bağlıdır. Karar vermeden önce mali müşavirinize danışın.
Mali mühür ödemesi nasıl yapılır?
Başvuruyu oluşturduktan sonra ödemeyi Kamu SM'nin sanal POS sayfasından kartla yapabilirsiniz. Kamu SM'nin belirttiği banka kanallarından da siparişinize ait borcu sorgulayarak ödeme yapmak mümkündür; bu ödemelerin sisteme yansıması kısa bir süre alabilir. Güncel ücreti başvuru ekranından kontrol edin.
Mali mühür kartını başka bilgisayarda kullanabilir miyim?
Evet, mali mühür akıllı kartta taşınır ve kart okuyucu sürücüsü ile gerekli imzalama aracı kurulu olan her bilgisayarda kullanılabilir. Kartı ve PIN'ini yalnızca şirket adına işlem yapmaya yetkili kişilerle paylaşın.