E-arşiv fatura nedir? Kesme, iptal, sorgulama ve doğrulama rehberi

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura nedir sorusunun kısa cevabı: kâğıt faturanın elektronik ortamda oluşturulan ve düzenleyen tarafından elektronik ortamda saklanan halidir. GİB'in tanımına göre e-arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere yapılan mal teslimi veya hizmet karşılığında düzenlenir.

E-arşiv faturanın düzenleyene ait nüshası elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilir. Alıcı ise faturayı talebine göre e-posta gibi elektronik bir yolla ya da kâğıt çıktı olarak alır. Bu yönüyle e-arşiv fatura, sizin sisteminizde elektronik, müşterinizin elinde ise elektronik ya da basılı olabilen bir belgedir.

E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki fark nedir?

Hangi faturayı keseceğinizi siz değil, alıcınızın durumu belirler. Alıcınız e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse (e-Fatura kullanmayan bir şirket ya da bireysel müşteri) e-arşiv fatura düzenlersiniz. E-Fatura uygulamasına geçen mükellefler, geçiş tarihinde e-Arşiv uygulamasına da geçmiş sayılır.

E-arşiv fatura kesmek kimler için zorunlu?

E-Fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı geçen mükellefler, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılarına e-arşiv fatura düzenler. Bunun yanında GİB'in risk analizi sonucunda yazılı bildirim yaptığı mükellefler de bildirimdeki tarihte e-Arşiv'e geçmek zorundadır.

Son yıllarda e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için de kâğıt fatura dönemi büyük ölçüde kapanmıştır. GİB'in 2026 bilgilendirmesine göre bu mükellefler faturalarını, GİB'in e-Arşiv Fatura Portalı üzerinden düzenler:

• Basit usul mükellefleri ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar: 1/1/2025–31/12/2026 arasında vergiler dahil toplam tutarı belirlenen sınırı aşan faturalarını; 1/1/2027'den itibaren tutar sınırı olmaksızın tüm faturalarını.
• Diğer mükellefler (örneğin bilanço esasına göre defter tutanlar): 1/1/2026'dan itibaren tutar sınırı olmaksızın tüm faturalarını.

E-arşiv fatura nasıl kesilir?

E arşiv fatura nasıl kesilir sorusunun iki cevabı vardır: GİB'in ücretsiz e-arşiv fatura portalı veya GİB'den izinli bir özel entegratörün yazılımı. Az sayıda fatura kesen yeni işletmeler genellikle portalla başlar; fatura sayısı arttıkça, stok ve muhasebe entegrasyonu gerektiğinde özel entegratöre geçilir.

Portal üzerinden e-arşiv fatura kesme adımları şöyledir:

1. Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifrenizi hazırlayın; yoksa Dijital Vergi Dairesi üzerinden ya da vergi dairenizden edinin.
2. earsivportal.efatura.gov.tr adresindeki e-Arşiv Fatura Portalı (İnteraktif) giriş ekranından oturum açın.
3. Fatura oluşturma ekranında alıcının VKN veya TCKN bilgisini, unvanını ya da adını ve adresini girin.
4. Mal veya hizmet satırlarını, miktar, birim fiyat ve KDV oranıyla ekleyin; gerekiyorsa tevkifat veya istisna bilgisini seçin.
5. Taslağı kontrol edin, ardından faturayı onaylayın; portal onay için ek bir doğrulama isteyebilir.
6. Onaylanan faturayı PDF olarak indirip alıcıya e-posta ile gönderin veya talep ederse çıktısını verin.

E-arşiv fatura kesmek için özel entegratör kullanıyorsanız adımlar benzerdir; fark, faturanın sizin yazılımınızda oluşturulup entegratör tarafından imzalanması, saklanması ve GİB'e raporlanmasıdır. Cokivo e-Fatura hizmetinde hangi e-belgeleri kullanmanız gerektiğini birlikte belirler, altyapıyı kurar ve faturalarınızın muhasebe kayıtlarınıza aktarılmasını sağlarız.

E-arşiv fatura portalı nedir, portal girişi nasıl yapılır?

E-arşiv fatura portal, GİB'in özel entegratör kullanmayan mükellefler için sunduğu ücretsiz fatura düzenleme ekranıdır. E-arşiv fatura portal giriş işlemi, earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html adresinden Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle yapılır.

• Şifreniz yoksa Dijital Vergi Dairesi üzerinden e-Devlet ile giriş yaparak veya vergi dairenize başvurarak kullanıcı kodu ve şifre edinebilirsiniz.
• E-arşiv fatura portalı yalnızca fatura düzenleme değil; düzenlediğiniz faturaları listeleme, indirme ve iptal işlemleri için de kullanılır.
• Portal, yüksek fatura hacmi olan veya faturalarını muhasebe programıyla otomatik eşleştirmek isteyen işletmeler için pratik değildir; bu durumda özel entegratör tercih edilir.

E-arşiv fatura nasıl iptal edilir, iptal süresi var mı?

E-arşiv fatura iptali, faturayı düzenleyen tarafından yapılır. Portal kullanıyorsanız düzenlenen faturalar listesinden ilgili faturayı seçerek iptal edersiniz; özel entegratör kullanıyorsanız iptal, entegratörün ekranından yapılır. İptal edilen faturanın alıcıya bildirilmesi de iyi bir uygulamadır.

E arşiv fatura iptal süresi konusunda en sık yapılan hata, e-Faturadaki 8 günlük kuralı e-arşive uygulamaktır. GİB'in e-Fatura forumundaki açıklamalara göre e-arşiv fatura için mevzuatta belirli bir iptal süresi bulunmaz; ancak iptal, muhasebe kayıtlarını, beyanname verme sürelerini, vergi yükümlülüklerini ve dönemsellik ilkesini etkilemeyecek bir zamanda yapılmalıdır.

1. Hatanın türünü belirleyin: tutar, KDV oranı, alıcı bilgisi veya tamamen yanlış düzenlenmiş fatura.
2. Fatura henüz KDV beyannamesine girmediyse e arşiv fatura iptal işlemini portal ya da entegratör üzerinden yapın.
3. Doğru bilgilerle yeni faturayı düzenleyin ve alıcıya iletin.
4. İptal işlemi beyan edilmiş bir döneme denk geliyorsa önce mali müşavirinize danışın; düzeltme beyannamesi gerekebilir.

Aldığınız e-arşiv faturayı nasıl doğrularsınız?

Size gönderilen bir faturanın gerçekten düzenlenip düzenlenmediğini kontrol etmek için e-arşiv fatura sorgulama yapabilirsiniz. GİB'in e-Belge sitesinde (ebelge.gib.gov.tr) "e-Arşiv Fatura Sorgulama" ekranı bulunur; e arşiv fatura doğrulama işlemi bu ekranda faturadaki bilgilerle yapılır.

1. Faturanızı açın ve düzenleyenin VKN/TCKN bilgisini, fatura numarasını, ETTN'yi (evrensel tekil numara), tarihi ve tutarı not edin.
2. ebelge.gib.gov.tr adresinde e-Arşiv Fatura Sorgulama sayfasına girin.
3. Ekranın istediği alanları faturadaki bilgilerle doldurun ve sorgulayın.
4. Sonuç faturadaki bilgilerle uyuşmuyorsa faturayı düzenleyen işletmeyle iletişime geçin.

Mükellefseniz adınıza düzenlenen e-arşiv faturaları Dijital Vergi Dairesi üzerinden de takip edebilirsiniz. Mağaza veya e-ticaret alışverişlerinde gelen faturalar da aynı mantıkla doğrulanır; satıcının kendi sitesindeki fatura sorgulama ekranı sadece bir kolaylıktır, resmî kontrol GİB ekranlarıdır.

E-arşiv fatura görüntüleme nasıl yapılır?

E-arşiv fatura görüntüleme, düzenleyen ve alıcı açısından farklı işler. Faturayı siz düzenlediyseniz portalda veya entegratör ekranında düzenlenen faturalar listesinden faturayı açıp PDF ya da HTML olarak görüntüleyebilir, indirebilirsiniz.

Alıcıysanız size e-posta ile gelen PDF ya da bağlantı faturanın görüntüsüdür. Elinizde yalnızca XML dosyası varsa GİB'in e-Belge sitesinde yer alan görüntüleyici araçlarla faturayı okunur hale getirebilirsiniz. Faturalarınızı muhasebe için saklamanız gerekiyorsa bu dosyaları düzenli bir klasörde tutun veya mali müşavirinize iletin.