Rehber · Güncelleme:
e-Defter nedir? Kimler zorunlu, nasıl başvurulur, gönderme süreleri
e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defter (defter-i kebir) gibi yasal defterlerin kâğıt yerine Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği formatta elektronik ortamda tutulması, mali mühür veya e-imza ile onaylanması ve berat dosyalarının GİB'e yüklenmesidir. e-Defter başvurusu edefter.gov.tr üzerinden yapılır; e-Fatura'ya geçmesi zorunlu olan mükellefler kural olarak defterlerini de e-Defter olarak tutar.
e-Defter nedir?
e-defter nedir sorusunun en basit cevabı: tasdikli kâğıt defterlerin dijital karşılığıdır. Muhasebe programınızda tuttuğunuz kayıtlar, GİB'in belirlediği standart formatta aylık defter dosyalarına dönüştürülür. Bu dosyalar mali mühür veya e-imza ile onaylanır; ardından her dosyanın özetini içeren berat dosyası GİB'e yüklenir ve GİB mali mühürüyle onaylanarak size geri döner.
e-Defter'de defterin tamamı GİB'e gönderilmez; GİB'e yüklenen, defterin özet bilgisini taşıyan berattır. Defter dosyalarının kendisi ise saklama yükümlülüğü kapsamında Türkiye'de, bütünlüğü ve değişmezliği korunarak muhafaza edilir.
| Kâğıt defter | e-Defter | |
|---|---|---|
| Onay | Noter tasdiki | Mali mühür veya e-imza ile elektronik onay |
| GİB'e iletim | Yok | Aylık (veya tercihe göre dönemsel) berat yükleme |
| Saklama | Fiziksel arşiv | Elektronik saklama ve ikincil kopya |
| İbraz | Defterin fiziken sunulması | Elektronik dosyaların sunulması |
e-Defter kimler için zorunlu?
e-Defter zorunluluğu, e-Fatura zorunluluğuyla birlikte işler. GİB düzenlemelerine göre e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükellefler, kural olarak defterlerini de e-Defter olarak tutmak zorundadır. Yıl içinde zorunlu olarak e-Fatura'ya geçenlerde e-Defter'e geçiş genellikle izleyen yılın başından itibaren başlar.
- Brüt satış hasılatı, GİB'in belirlediği haddi aşan bilanço esasına göre defter tutan mükellefler
- Belirli lisanslara sahip olan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren ve bu nedenle e-Fatura'ya geçmesi zorunlu olan mükellefler
- Zorunlu olmasa da isteğe bağlı olarak e-Defter uygulamasına geçen mükellefler
Hasılat hadleri ve geçiş tarihleri GİB tarafından güncellenir. Kendi şirketinizin e-Defter'e geçmesi gerekip gerekmediğini, önceki yıl hasılatınıza göre mali müşavirinizle her yıl kontrol edin.
Basit usule tabi mükellefler, işletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve serbest meslek kazanç defteri tutanlar e-Defter değil Defter-Beyan Sistemi'ni kullanır. Yani e-Defter ağırlıklı olarak limited ve anonim şirketleri ve bilanço esasına göre defter tutan şahıs işletmelerini ilgilendirir.
e-Defter başvuru nasıl yapılır?
e-Defter başvuru işlemi, GİB'in e-Defter bilgi sitesi edefter.gov.tr üzerindeki "Başvuru" menüsünden çevrim içi yapılır. Başvuruda tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler ise mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika (e-imza) kullanır.
- Tüzel kişiyseniz mali mühürünüzü, gerçek kişiyseniz e-imzanızı veya mali mühürünüzü hazırlayın.
- GİB'in uyumlu yazılımlar listesinde yer alan bir muhasebe/e-Defter yazılımı veya hizmet sağlayıcı seçin.
- edefter.gov.tr sitesindeki e-Defter başvurusu ekranına girin ve formu elektronik sertifikanızla imzalayın.
- Başvurunuzun durumunu aynı sitedeki başvuru sorgulama ekranından takip edin.
- Başvuru onaylandıktan sonra ilk dönemden itibaren defterlerinizi e-Defter olarak oluşturun.
Mali mühür veya e-imzanız yoksa önce bunu temin etmeniz gerekir; ayrıntılar için mali mühür ve e-imza rehberlerimize bakabilirsiniz. Cokivo online muhasebe müşterilerinde e-Defter'e geçiş gerekip gerekmediği yetkili mali müşaviriniz tarafından değerlendirilir ve defterleriniz uyumlu yazılımla oluşturulur.
e-Defter portal girişi nereden yapılır?
"e-defter portal" veya "e-defter portalı" diye arama yapan kullanıcıların aradığı adresler genellikle iki tanedir. GİB'in e-Defter bilgi sitesi edefter.gov.tr; mevzuat, kılavuzlar, uyumlu yazılımlar, başvuru ve duyurular burada yer alır. Berat yükleme ve onaylı berat indirme işlemlerinin yapıldığı e-Defter uygulaması ise edefter.gib.gov.tr adresindedir.
| Adres | Ne için kullanılır? |
|---|---|
| edefter.gov.tr | Bilgi sitesi: mevzuat, kılavuzlar, başvuru, uyumlu yazılımlar, duyurular |
| edefter.gib.gov.tr | e-Defter uygulaması: mali mühür veya e-imza ile giriş, berat yükleme ve indirme |
| defterbeyan.gov.tr | Defter-Beyan Sistemi: işletme hesabı, serbest meslek ve basit usul mükellefleri |
e-defter portal giriş ve e-defter giriş işlemlerinde kullanıcı adı ve şifre değil, elektronik sertifika kullanılır: kart okuyucuya takılı mali mühür veya e-imzanızla giriş yaparsınız. Giriş için bilgisayarınızda kart sürücüsü ve gerekli imzalama bileşenlerinin kurulu olması gerekir.
e-Defter uygulaması ve görüntüleyici programlar ne işe yarar?
GİB'in e-Defter uygulaması bir muhasebe programı değildir; defterlerinizi burada tutmazsınız. e-Defter uygulaması, muhasebe yazılımınızın ürettiği berat dosyalarını yüklediğiniz ve GİB onaylı beratları indirdiğiniz ekrandır. Defter kayıtları ise GİB'in uyumlu yazılımlar listesindeki bir program veya hizmet sağlayıcı ile oluşturulur.
e-Defter dosyaları XML formatındadır ve doğrudan okunması zordur. e-defter görüntüleyici olarak bilinen programlar, bu dosyaları okunabilir yevmiye ve büyük defter görünümüne çevirir. Görüntüleyiciler çoğunlukla muhasebe yazılımlarının bir parçası olarak sunulur; vergi incelemesinde veya kontrol amacıyla defterinizi görüntülemek istediğinizde işinize yarar.
e-Defter'e geçen mükellefler, defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarını GİB'in belirlediği şekilde saklamakla da yükümlüdür. Bu adımın muhasebe yazılımınızda veya mali müşaviriniz tarafından yapıldığından emin olun.
e-Defter gönderme süreleri nedir?
e-defter gönderme süreleri (e-defter verme süreleri veya e-defter gönderim süreleri olarak da aranır), aylık defterlere ait berat dosyalarının GİB'e yüklenmesi gereken son tarihleri ifade eder. Genel kural şöyledir:
| Dönem | Berat yükleme son günü |
|---|---|
| Aylık yükleme (varsayılan) | İlgili ayı izleyen üçüncü ayın son günü |
| Hesap döneminin son ayı | Gelir veya kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son günü |
| Geçici vergi dönemleri bazında yükleme | Tercih eden mükellefler için GİB'in yayımladığı dönemsel tabloya göre |
Örneğin aylık yüklemede ocak ayı beratı, nisan ayının sonuna kadar yüklenir. Bu sürenin son gününü beklemek zorunlu değildir; kontrolleri tamamlanan beratlar daha erken yüklenebilir. Son gün resmî tatile denk geldiğinde süre izleyen ilk iş gününe kayar.
e-defter gönderme süreleri 2026 için GİB, takvimi ve varsa süre uzatımlarını edefter.gov.tr duyurularında yayımlar. Uzatım kararları dönem dönem çıkabildiği için tarih planlamanızı bu duyurulara göre yapın.
Berat yükleme süresini kaçırmak, defterin zamanında oluşturulmaması anlamına gelir ve vergi cezalarına yol açabilir. Cokivo online muhasebe müşterilerinde berat yükleme takibini mali müşaviriniz yapar; süreleri panelinizdeki takvimde de görürsünüz.
e-Defter beyan sistemi nedir, e-Defter ile aynı mı?
"e-defter beyan" veya "e-defter beyan sistemi" diye aranan sistemin resmî adı Defter-Beyan Sistemi'dir ve defterbeyan.gov.tr adresinden kullanılır. e-Defter ile aynı şey değildir: e-Defter bilanço esasına göre tutulan yevmiye ve büyük defter içindir; Defter-Beyan Sistemi ise işletme hesabı esasına göre defter tutanlar, serbest meslek kazancı elde edenler ve basit usule tabi mükellefler için zorunludur.
| e-Defter | Defter-Beyan Sistemi | |
|---|---|---|
| Kimler kullanır? | Bilanço esasına göre defter tutanlar (çoğunlukla limited ve anonim şirketler) | İşletme hesabı esası, serbest meslek ve basit usul mükellefleri |
| Hangi defter? | Yevmiye defteri ve büyük defter | İşletme defteri, serbest meslek kazanç defteri ve kayıtlar |
| Adres | edefter.gov.tr / edefter.gib.gov.tr | defterbeyan.gov.tr |
Şahıs şirketiniz işletme hesabı esasına göre defter tutuyorsa sizi ilgilendiren sistem genellikle Defter-Beyan'dır. İşiniz büyüyüp bilanço esasına geçtiğinizde veya limited şirkete dönüştüğünüzde e-Defter gündeme gelir.
e-Defter her ay nasıl hazırlanır ve gönderilir?
- Ay içindeki tüm faturalar, fişler ve banka hareketleri muhasebe yazılımına kaydedilir.
- Yazılım, ilgili ayın yevmiye ve büyük defter dosyalarını GİB formatında oluşturur.
- Defter dosyaları mali mühür veya e-imza ile onaylanır ve berat dosyaları üretilir.
- Berat dosyaları edefter.gib.gov.tr üzerindeki e-Defter uygulamasına yüklenir.
- GİB mali mühürüyle onaylanan beratlar indirilir; defter ve beratlar saklama kurallarına göre muhafaza edilir.
Bu döngü her ay tekrarlanır ve bir adımın gecikmesi (örneğin süresi dolmuş mali mühür) tüm süreci geciktirebilir. Kayıtların ay içinde düzenli girilmesi, berat yükleme haftasında sıkışmayı önler.
e-Defter: sık sorulan sorular
e-Defter'e geçmek zorunda mıyım?
e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükellefler kural olarak e-Defter'e de geçmek zorundadır. Zorunluluk çoğunlukla önceki yıl brüt satış hasılatına ve faaliyet alanına bağlıdır. Durumunuzu her yıl mali müşavirinizle kontrol edin; zorunlu değilseniz isteğe bağlı olarak da geçebilirsiniz.
e-Defter başvurusu için ne gerekir?
Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için mali mühür veya e-imza gerekir. Ayrıca defterlerinizi oluşturacak, GİB'in uyumlu yazılımlar listesinde yer alan bir muhasebe programı veya hizmet sağlayıcı seçmeniz gerekir. Başvuru edefter.gov.tr sitesindeki başvuru ekranından elektronik olarak imzalanır.
e-Defter gönderme süreleri ne zaman bitiyor?
Aylık berat dosyaları kural olarak ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar yüklenir. Hesap döneminin son ayına ait beratlar ise gelir veya kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın sonuna kadar yüklenir. Güncel takvim ve uzatımlar edefter.gov.tr duyurularında yayımlanır.
e-Defter portal girişi şifreyle yapılır mı?
Hayır. edefter.gib.gov.tr adresindeki e-Defter uygulamasına kullanıcı adı ve şifreyle değil, mali mühür veya e-imza ile giriş yapılır. Girişte kartınızın PIN'i istenir. Bilgisayarınızda kart okuyucu sürücüsünün ve gerekli bileşenlerin kurulu olması gerekir.
e-defter beyan sistemi ile e-Defter aynı şey mi?
Hayır. e-Defter, bilanço esasına göre tutulan yevmiye ve büyük defterin elektronik hâlidir. Defter-Beyan Sistemi ise işletme hesabı esasına göre defter tutanlar, serbest meslek erbabı ve basit usul mükellefleri içindir ve defterbeyan.gov.tr adresinden kullanılır.
Şahıs şirketi e-Defter tutar mı?
Şahıs şirketlerinin çoğu işletme hesabı esasına göre defter tuttuğu için Defter-Beyan Sistemi'ni kullanır. Ancak bilanço esasına geçen ve e-Fatura zorunluluğu kapsamına giren şahıs işletmeleri e-Defter'e de geçer. Gerçek kişiler e-Defter işlemlerinde mali mühür yerine e-imza da kullanabilir.
e-Defter görüntüleyici ne işe yarar?
e-Defter dosyaları XML formatındadır ve doğrudan okunması zordur. Görüntüleyici programlar bu dosyaları okunabilir yevmiye ve büyük defter görünümüne çevirir. Çoğu muhasebe yazılımı bu özelliği kendi içinde sunar.