Rehber · Güncelleme:
e-Fatura entegratör nedir? Seçim, entegrasyon ve entegratör değiştirme
e-Fatura entegratör (özel entegratör), Gelir İdaresi Başkanlığı'nın izin verdiği ve faturalarınızı sizin adınıza GİB sistemine ileten, alan, saklayan yazılım ve altyapı şirketidir. Kendi yazılımınızı GİB'e bağlamak yerine bir e-fatura entegratör üzerinden çalışırsınız; faturanızı keser, entegratör iletir ve arşivler.
e-Fatura entegratörü nedir, ne iş yapar?
e-Fatura entegratörü nedir sorusunun kısa cevabı: faturalarınızın GİB ile aranızdaki köprüsüdür. Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin almış bir şirkettir; sizin kestiğiniz e-fatura ve e-arşiv faturalarını standart formata çevirir, imzalar, alıcıya ve GİB'e iletir, size gelen faturaları da posta kutunuza düşürür.
- Gönderim: Kestiğiniz e-faturayı alıcının e-fatura posta kutusuna, e-arşiv faturayı alıcının e-postasına iletir.
- Alım: Tedarikçilerinizin size kestiği e-faturaları alır; ticari faturalara kabul veya red yanıtı vermenizi sağlar.
- Raporlama: e-Arşiv faturalarınızı GİB'e raporlar.
- Saklama: Faturalarınızı yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda muhafaza eder.
e-Fatura ve e-arşiv faturanın ne olduğunu, kimin hangisini keseceğini ayrıntılı anlattığımız sayfalar: e-Fatura ve e-arşiv fatura rehberi.
GİB portalı mı, özel entegratör mü?
| Konu | GİB e-Fatura portalı | Özel entegratör |
|---|---|---|
| Ücret | Ücretsiz | Kullanım ücreti ve fatura başına kontör |
| Uygun olduğu hacim | Ayda birkaç fatura | Düzenli ve yüksek hacim |
| Muhasebeyle bağlantı | Yok; faturalar elle aktarılır | Faturalar yazılımınıza ve ön muhasebenize işlenir |
| Arşiv | Portalda saklanır; düzenli indirmek size kalır | Entegratör saklar, istediğinizde indirirsiniz |
| Toplu ve otomatik işlem | Sınırlı | Düzenli fatura, toplu gönderim, otomatik işleme |
Ayda birkaç fatura kesen yeni bir işletme için portal yeterli olabilir. Fatura sayınız arttıkça her faturayı ayrıca muhasebeye aktarmak, tahsilatı ayrı takip etmek zaman alır; bu noktada e-fatura entegrasyonu sunan bir yazılıma geçmek işinizi hızlandırır.
e-Fatura entegratör nasıl seçilir?
- GİB izinli olması: Özel entegratörler GİB'in listesinde yer alır.
- Muhasebeyle bağlantı: Kestiğiniz ve aldığınız faturalar ön muhasebenize ve mali müşavirinize kendiliğinden ulaşmalı.
- Kontör ve fiyat şeffaflığı: Kontörün kaç yıl geçerli olduğu, saklamanın dahil olup olmadığı açık yazmalı.
- Arşive erişim: Eski faturalarınızı XML ve PDF olarak toplu indirebilmelisiniz.
- Destek: Fatura reddi, iptal, iade gibi durumlarda size dönen bir ekip olmalı.
Aramalarda e fatura entegrasyonu ya da e-fatura entegrasyonu olarak geçen ihtiyaç aslında budur: faturanın kesildiği yer ile muhasebenin tutulduğu yerin aynı olması.
Cokivo'da e-fatura entegrasyonu nasıl çalışır?
Cokivo, EDM Bilişim'in özel entegratör altyapısıyla çalışır; Cokivo'nun sahibi Rihef Yazılım, EDM bayisidir. Faturanızı Cokivo panelinden kesersiniz, iletim ve saklama EDM altyapısında yapılır.
- Alıcının vergi numarasını yazarsınız; e-fatura mı e-arşiv mi kesileceğini Cokivo belirler.
- Fatura gönderilir; numara ve PDF entegratörden gelir.
- Fatura cariye işlenir, ödendiyse tahsilat ilgili kasa veya banka hesabına yazılır.
- Mali müşaviriniz aynı faturayı kendi panelinde görür; ay sonunda ayrıca göndermeniz gerekmez.
Cokivo bugün e-fatura ve e-arşiv fatura keser. e-İrsaliye ve e-SMM için mali müşavirinizle uygun çözümü belirleyin.
Entegratör değiştirme: başka entegratörden Cokivo'ya geçiş
Entegratör değiştirme yeni bir e-fatura başvurusu değildir. GİB'deki mükellefiyetiniz aynen devam eder; değişen yalnızca faturalarınızı ileten aracı ve e-fatura posta kutunuzun (etiketinizin) bulunduğu yerdir. Etiketin eski entegratörde kapatılıp yeni entegratörde açılması için sizin onayınız gerekir; adımları geçiş sırasında birlikte yürütürüz.
- Arşivinizi indirin: Eski entegratördeki tüm giden ve gelen e-fatura ve e-arşiv faturalarınızı XML ve PDF olarak indirin. Saklama sorumluluğu sizdedir; hizmet bitince erişim kapanabilir.
- Bekleyenleri bitirin: Kabul veya red bekleyen ticari faturaları ve taslakları eski sistemde sonuçlandırın.
- Geçiş gününü seçin: Ay sonu kapanışına denk gelmeyen, sakin bir gün seçin; posta kutusu taşınırken kısa bir kesinti olabilir.
- Yeni seri ön ekiyle başlayın: Yeni entegratörde farklı bir fatura serisi kullanmak numara çakışmasını önler.
- Kalan kontörü planlayın: Eski entegratörde kalan kontör yeni entegratöre taşınmaz; geçişi kontörünüz azaldığında yapmak mantıklıdır.
Henüz e-fatura mükellefi değilseniz başvurunuzu da Cokivo üzerinden başlatırsınız; zorunluluk eşikleri ve geçiş tarihi için mali müşavirinizle durumunuzu değerlendirin.
Entegratörde kontör nasıl işler?
Entegratörler fatura başına kontör kullanır; kestiğiniz her e-fatura ve e-arşiv faturası bir kontör düşer. Paketler, geçerlilik süresi ve güncel fiyatlar için e-fatura kontör fiyatları sayfamıza bakın.
e-Fatura entegratör: sık sorulan sorular
Özel entegratör ile GİB portalı aynı anda kullanılabilir mi?
Bir e-fatura posta kutusu (etiket) aynı anda tek bir yerde açık olur. Entegratöre geçtiğinizde faturalarınızı entegratör üzerinden kesip alırsınız; eski portal faturalarınızı ayrıca indirip saklamanız gerekir.
Entegratör değiştirirken faturalarım kaybolur mu?
Hayır, ama eski faturalarınızı geçişten önce kendiniz indirmelisiniz. Eski entegratördeki giden ve gelen faturalarınızı XML ve PDF olarak saklayın; yeni entegratör eski arşivinizi otomatik olarak devralmaz.
Entegratör değiştirme ne kadar sürer?
Belgeler ve onaylar tamamsa posta kutusunun taşınması genellikle birkaç iş günü içinde tamamlanır. Süre eski entegratörün kapatma işlemine de bağlıdır; geçiş gününü ay sonuna denk getirmemenizi öneririz.
Kalan kontörüm yeni entegratöre taşınır mı?
Hayır. Kontör satın aldığınız entegratörde kalır. Geçişi kontörünüz azaldığında planlamak bu yüzden mantıklıdır.
Cokivo hangi entegratörle çalışıyor?
Cokivo, EDM Bilişim'in özel entegratör altyapısıyla çalışır. Faturayı Cokivo panelinden kesersiniz; iletim, raporlama ve saklama EDM altyapısında yapılır.